Door het Viable System Model van de organisatie op te stellen, worden medewerkers ontlast

Organisatiesucces door optimale structuur en mentale fitheid: hoe het Viable System Model (VSM) en breintraining samen bijdragen aan een gezonde werkomgeving

Veel organisaties zetten tegenwoordig in op het verlagen van ziekteverzuim en het voorkomen van burn-out. Daarbij wordt vaak alleen gekeken naar de persoon die uitvalt: men volgt een coachingstraject, begint met een dieet of zoekt ontspanning in sport en meditatie. Hoewel deze individuele inspanningen waardevol zijn, blijft een fundamenteel aspect soms onderbelicht: de organisatiestructuur zelf.

Een suboptimale of verouderde structuur kan ertoe leiden dat medewerkers structureel te veel op hun bord krijgen, met alle gevolgen van dien. De Breintraining Coöperatie biedt daarom niet alleen persoonlijke breintrainingen, workshops en (AI-gestuurde) hypnosesessies aan, maar ook een bedrijfsbrede aanpak via het Viable System Model (VSM). Dit model legt bloot waar overbelasting of inefficiëntie in de organisatie ontstaat, zodat de structuur kan worden geoptimaliseerd – en medewerkers duurzaam gezond en productief blijven.

1. De link tussen organisatiestructuur en burn-out

Burn-outs en stressklachten worden vaak gezien als een persoonlijk probleem. Maar in werkelijkheid ontstaan deze klachten regelmatig door de manier waarop een organisatie is ingericht. Wanneer verantwoordelijkheden niet helder zijn verdeeld, interne communicatie hapert of besluitvorming vastloopt, leidt dit tot:

Voortdurende druk en onduidelijkheid
Medewerkers weten niet precies wat er van hen wordt verwacht of krijgen structureel te veel taken.

Gebrekkige coördinatie
Afdelingen werken langs elkaar heen of houden zich bezig met taken die niet bij hun kerntaken passen.

Gebrek aan escalatiemogelijkheden
Problemen worden niet tijdig gesignaleerd en opgelost, waardoor de werkdruk zich opstapelt.

Een traditioneel organogram toont wel wie er in de organisatie werkt en hoe de lijnen formeel lopen, maar laat vaak niet zien waar processen stagneren of waar de echte besluitvorming plaatsvindt. Hierdoor komt de gewenste verbetering in de samenwerking vaak niet van de grond.

2. Wat is het Viable System Model (VSM)?

Het Viable System Model (VSM), ontwikkeld door Stafford Beer, kijkt naar de organisatie als een levend, zelfregulerend systeem. Centraal staat de vraag: “Hoe kan de organisatie zich op een gezonde manier aanpassen aan veranderingen en tegelijk haar bestaansrecht behouden?”

Kenmerken van het VSM:

• Focus op levensvatbaarheid: Is de organisatie in staat om te overleven in een dynamische omgeving?
• Systemische benadering: In plaats van naar losse afdelingen te kijken, bestudeert het VSM de onderlinge samenhang en informatiestromen.
• Identificatie van subsystemen: Elk onderdeel van de organisatie heeft een specifieke rol en verantwoordelijkheid, die naadloos moet aansluiten bij het grotere geheel.
• Balans tussen autonomie en coördinatie: Teams hebben zelfstandigheid nodig om snel te kunnen handelen, maar moeten ook goed op elkaar worden afgestemd om inefficiënties te voorkomen.
• 
  

Kortom: het VSM brengt helder in kaart hoe de interne processen en communicatielijnen lopen, welke knelpunten er bestaan en waar er ruimte is voor optimalisatie.

3. Van organogram naar Viable System Model

Veel organisaties vertrouwen nog voornamelijk op een organogram om de structuur te duiden. Hoewel een organogram een beeld geeft van hiërarchische verhoudingen, mist het cruciale informatie over informatie- en besluitvormingsstromen, en de mate waarin verschillende onderdelen van de organisatie autonoom (of juist afhankelijk) zijn.

Directe voordelen bij overstap van organogram naar VSM:

Duidelijke verantwoordelijkheden
Het VSM maakt zichtbaar welk onderdeel (of welke functie) verantwoordelijk is voor welke taken, en waar escalatie moet plaatsvinden bij problemen.

Betere samenwerking
Door de verbindingen en informatiekanalen tussen afdelingen concreet te maken, worden silo’s afgebroken en kunnen teams elkaar eenvoudiger vinden.

Voorkómen van overbelasting
De systemische analyse laat zien waar taken en beslissingen zich opstapelen, zodat de werkdruk structureel beter verdeeld kan worden.

Flexibiliteit en adaptief vermogen
Een VSM maakt de organisatie wendbaarder bij veranderingen in de markt of interne processen. Dit is cruciaal om gezond en competitief te blijven.

Wanneer een organisatie naast haar organogram ook een VSM ontwikkelt, verbetert de samenwerking aanzienlijk en neemt de kans op structurele overbelasting van medewerkers sterk af.

4. De rol van de Breintraining Coöperatie bij VSM-trajecten

De Breintraining Coöperatie onderscheidt zich doordat zij zowel naar de menselijke factor (mentale fitheid, stresshantering) als naar de organisatorische factor (structuren en processen) kijkt. In een VSM-traject gaan ervaren consultants in gesprek met management en medewerkers om:

Huidige situatie in kaart te brengen
Door middel van interviews, documentenstudie en observaties wordt de formele en informele manier van werken blootgelegd.

VSM-componenten te beschrijven
De organisatie wordt geanalyseerd volgens de kernfuncties uit het model (onder andere coördinatie, planning, controle en identiteit).

Knelpunten te signaleren
Waar stokt informatie? Welke taken zijn onduidelijk of overlappen elkaar? Wie neemt uiteindelijk de beslissingen?

Aanbevelingen te formuleren
In samenspraak met de leiding en de teams wordt bepaald welke aanpassingen in de structuur nodig zijn, hoe de besluitvorming soepeler kan verlopen en hoe rollen en verantwoordelijkheden duidelijker kunnen worden belegd.

Dit resulteert in een concreet plan van aanpak, waarin ook aandacht wordt besteed aan het psychologische aspect: hoe ervaren medewerkers de veranderingen, en hoe blijven zij mentaal weerbaar tijdens en na de herinrichting?

5. Waarom investeren in VSM en breintraining loont

Het inzetten op een holistische aanpak – waarbij organisatiestructuren én individuele veerkracht tegelijkertijd worden verbeterd – biedt meerdere voordelen:

• Lager ziekteverzuim
  Minder medewerkers vallen uit met burn-outklachten als de organisatie duidelijk en efficiënt is ingericht en als medewerkers handvatten hebben om mentaal gezond te blijven.
• Hogere productiviteit
  Een wendbare organisatie en veerkrachtige medewerkers presteren beter. Ze kunnen sneller inspelen op veranderingen en gaan met meer energie aan de slag.
• Betere werksfeer
  Duidelijke rolverdeling, effectieve communicatie en minder stress dragen bij aan een positieve cultuur, waarin mensen zich gehoord en gewaardeerd voelen.
• Duurzame groei
  Een organisatie met een helder VSM is toekomstbestendig. Voeg daar de mentale kracht van medewerkers aan toe, en je hebt een robuuste basis voor groei en innovatie.

7. Conclusie: combineer VSM met persoonlijke ontwikkeling voor een gezonde, toekomstbestendige organisatie

Een organogram alleen is vaak niet voldoende om de werkelijke structuur en dynamiek in kaart te brengen. Met het Viable System Model krijgen organisaties zicht op hun onderliggende processen en samenwerkingspatronen, waardoor structurele overbelasting van medewerkers kan worden voorkomen. In combinatie met de persoonlijke begeleiding en innovaties van de Breintraining Coöperatie ontstaat een krachtige synergie: de organisatie wordt zowel op systeemniveau als op menselijk niveau geoptimaliseerd.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?

• Neem contact op met de Breintraining Coöperatie om een eerste VSM-scan te laten uitvoeren.
• Onderzoek de mogelijkheden van persoonlijke breintraining, workshops en AI-hypnose voor je medewerkers.
• 
  

Zo bouw je aan een veerkrachtige cultuur waarin processen soepel verlopen, verantwoordelijkheden helder zijn en medewerkers met plezier en energie aan het werk blijven. Samen werken we aan een toekomstbestendige organisatie waarin burn-outs tot het verleden behoren.